Спланировать деловую поездку за границу — задача непростая, ведь нужно учесть множество деталей, в которых легко запутаться и упустить что-то важное. Ниже вы узнаете, какие основные ошибки совершают бизнес-путешественники и как их избежать.
Забытые документы
Чтобы исключить неприятные неожиданности, заблаговременно соберите документы для въезда в страну — визу, медицинские справки и т. п. Они могут быть нужны не только для страны назначения, но и для территорий, где вы находитесь транзитом.
Не откладывайте на потом подготовку материалов для работы — заранее оформите и распечатайте нужные бумаги. В последний момент рядом может не оказаться принтера.
Не забывайте сохранять все чеки и другие подобные документы — без них компания не сможет законным образом возместить вам расходы. В некоторых случаях доказательства оплаты на иностранном языке нужно переводить на русский. Документ может быть на национальном языке или же продублирован на английском. Перевод чеков с английского выйдет дешевле (из-за распространенности языка). Поэтому по возможности просите платежные документы на английском.
Незнание культурных особенностей
Ознакомьтесь с правилами бизнес-этикета в культуре ваших зарубежных партнеров. Некоторые аспекты это:
- Дресс-код — консервативный или повседневный.
- Отношение к опозданиям — насколько ценится пунктуальность.
- Церемония рукопожатия — например, в ОАЭ на бизнес-встрече с представителем противоположного пола мусульманской веры нельзя протягивать руку первым.
- Поведение с коллегами разных должностей, противоположного пола — является ли нормой одинаковое обращение со всеми или на каждый случай есть отдельные предписания (как в Японии, где порядок обмена визитками и распределение сидений в зале переговоров зависит от старшинства).
- Склонность к светским разговорам — такой народ, как финны, предпочитают переходить сразу к делу, а в США перед заключением сделки вас спросят, как вы провели отпуск, или заведут беседу о погоде.
Несмотря на официальные правила, в конкретных отраслях ситуация может отличаться: в ИТ, например, большая часть сотрудников довольно молоды, и поэтому традициям уделяется меньше внимания. Попробуйте исследовать обстановку в отрасли с помощью LinkedIn и других подобных платформ.
Не забудьте также узнать, что происходит в стране и городе, куда вы направляетесь. Например, забастовки работников общественного транспорта приводят к многокилометровым пробкам — это нужно будет учесть при планировании маршрута до бизнес-мероприятия.
Неправильное распределение времени и ресурсов
Крайне важно подготовить детальный, но при этом достаточно гибкий, план ваших действий в командировке — упущение подробностей и вероятностей может привести к цепной реакции проблем. Например, из-за задержанного рейса вы прилетели позже, чем рассчитывали, и отель отказывается вас заселить, поскольку время заезда уже прошло. Эта проблема не только будет стоить дополнительных денег и нервов, но и приведет к недосыпу, который, в свою очередь, может стать причиной неловких оговорок и ошибок на переговорах.
Некоторые сотрудники стараются провести как можно больше встреч и посетить как можно больше мероприятий, пока есть возможность. Однако здесь высока вероятность переоценить себя: усталость, скорее всего, снизит вашу продуктивность. Защититесь от выгорания — выделите время на отдых. Также не забудьте взять с собой подходящую одежду и аксессуары, чтобы не пришлось складывать сувениры в сумку от ноутбука.
Заключение
Ошибки в заграничных командировках могут иметь серьезные последствия как для компании, так и для личной репутации. Продумав поездку заранее, вы избежите большинства проблем. Тем не менее всего учесть невозможно, поэтому будьте открыты к новым впечатлениям и необходимости адаптироваться — благодаря этим качествам вы наверняка установите прочные деловые связи, основанные на взаимном уважении и понимании.
Фото – pexels.com
